Anonimización de documentos para despachos de avogados
Un despacho concentra datos de categoría especial —saúde, afiliación sindical, antecedentes penais, patrimonio— en sentenzas, escritos e expedientes. Anonimizalos antes de publicalos, compartilos ou arquivalos é o que permite reutilizar ese coñecemento sen vulnerar o RXPD nin o segredo profesional. anonimiza.do faino en segundos, recoñece os identificadores propios do sistema español e deixa rexistro de cada anonimización.
Que documentos manexa un despacho
Un despacho típico move a diario:
- Expedientes de clientes, con toda a información persoal, patrimonial e familiar.
- Escritos procesuais, onde se detallan feitos, documentos probatorios e datos de terceiros.
- Sentenzas e resolucións de todas as ordes xurisdicionais.
- Contratos, testamentos e negocios xurídicos de clientes e de terceiros.
- Comunicacións coa contraparte e os seus representantes.
- Peritaxes e informes médicos ou financeiros achegados como proba.
- Datos de empregados propios e da parte contraria, se o despacho leva laboral ou recursos humanos.
Cando é imprescindible anonimizar
Ao RXPD súmase o deber de segredo profesional do Código Deontolóxico e do art. 542 LOPJ. Seis situacións recorrentes esixen anonimización real:
Publicar sentenzas na web do despacho
Subir unha sentenza cos datos do cliente, aínda que sexa para amosar unha vitoria xudicial, é tratar datos persoais sen base legal. Só se publican sentenzas anonimizadas, eliminando tamén os datos contextuais que permiten reidentificar: localidade pequena, data concreta, empresa concreta.
Consultar un caso cun colega
Enviar o expediente completo por email ou WhatsApp é unha cesión sen base legal. Consultar casos con compañeiros require anonimizar antes, agás que exista relación de encargo ou codefensa documentada.
Formación e relatorios
Usar casos reais en formación interna, relatorios ou publicacións é útil, pero os casos deben quedar completamente anonimizados: ningún asistente —nin un buscador— debe poder reidentificar o cliente cruzando datos.
Remitir expedientes a peritos ou testemuñas
O perito médico, financeiro ou técnico non necesita todos os datos persoais do cliente para emitir o seu informe. O expediente que se lle envía debe conter só os datos necesarios para a súa función; o resto anonimízase.
Arquivar casos pechados
Tras o peche, o despacho ten obrigas de conservación —10 anos desde a última actuación pola responsabilidade profesional— pero tamén de minimización. Valorar se procede anonimizar o expediente para uso estatístico ou de xurisprudencia interna.
Trasladar documentos á contraparte ou a terceiros
En procedementos con múltiples partes —reclamacións colectivas, mediación, arbitraxe— os documentos con datos de terceiros non directamente implicados anonimízanse antes do seu traslado.
Que datos hai que anonimizar nun escrito ou nunha sentenza
Un escrito procesual ou unha sentenza contén varios niveis de datos identificables:
- Identificadores directos de partes e representantes: nomes e apelidos, DNI, NIE, pasaporte, domicilio, número de colexiado do avogado e do procurador.
- Terceiros mencionados: testemuñas, peritos, familiares do cliente ou da contraparte, empregados, compañeiros de traballo, veciños.
- Identificadores contextuais: localidade e data exactas dos feitos, empresa empregadora, centro médico, matrícula, número de póliza ou de conta bancaria.
- Datos especialmente sensibles: diagnósticos, detalles de violencia, abuso ou discriminación, orientación sexual, afiliación sindical ou política, antecedentes penais.
Fluxo de traballo recomendado para un despacho
- Política interna escrita sobre que se anonimiza e cando, aprobada polo socio responsable ou o DPO do despacho.
- Modelos anonimizados para os usos recorrentes: márketing, formación, consultas.
- Ferramenta automatizada que procese sentenzas e escritos antes de saír do despacho para calquera uso distinto do proceso xudicial.
- Formación a todo o equipo —avogados, bolseiros, administración— sobre que é anonimización real e que non.
- Rexistro de anonimizacións para demostrar dilixencia ante unha reclamación.
Que achega anonimiza.do a un despacho
- Detecta as 20 tipoloxías do catálogo en sete familias —identificación persoal, contacto, datos económicos, técnicos, administrativos, temporais e códigos gráficos— e valida NIF, NIE, Seguridade Social e IBAN polo seu díxito de control.
- Admite tipoloxías propias descritas en linguaxe natural, como «código de expediente», sen programar regras nin adestrar nada.
- OCR integrado para sentenzas e escritos escaneados, e procesamento por lotes.
- Dous modos segundo o uso: anonimización irreversible ou pseudonimización reversible.
- Log de auditoría de cada documento procesado: a evidencia de dilixencia ante unha reclamación.
- Datos sempre na Unión Europea (AWS Frankfurt), con opción de despregamento na rexión de AWS en España; Esquema Nacional de Seguridade categoría MEDIA e contrato de encargado do tratamento.
- Plan gratuíto de 3 documentos ao mes sen tarxeta; plan Profesional con OCR e API.
Probar gratis: 3 documentos ao mes
Preguntas frecuentes
Podo publicar na miña web sentenzas que gañei, para márketing?
Si, pero completamente anonimizadas. Non abonda con substituír «Xoán Pérez» por «X.P.»; debe eliminarse calquera dato contextual que permita identificar: localidade pequena, empresa concreta, data exacta, contía singular.
Teño que anonimizar os escritos que envío ao xulgado?
Non. A presentación ante un órgano xudicial está amparada por base legal procesual; o que debe anonimizarse é a difusión posterior a outros fins: web, formación, consulta.
Debo asinar un encargo de tratamento cos peritos aos que envío expedientes?
Si, sempre que lles envíes datos persoais para o seu servizo profesional. O encargo de tratamento documenta quen é responsable e quen encargado, e é esixible pola AEPD nunha inspección.
Podo usar ChatGPT ou outros LLM para analizar escritos dun cliente?
Só se anonimizas previamente o escrito ou se o provedor asina contrato de encargo RXPD con servidores na UE. A versión gratuíta ou de consumo destes servizos non permite enviar datos persoais de clientes sen infrinxir o RXPD.
Canto tempo debo conservar os expedientes dos meus clientes?
Polo menos 10 anos desde a última actuación, pola prescrición da responsabilidade civil profesional e polo art. 30 do Código Deontolóxico. Máis alá, considera anonimizalos para uso estatístico interno.