Anonimización de documentos laborais para departamentos de RRHH
Recursos Humanos é o departamento que máis documentos con datos persoais produce en calquera empresa: nóminas, contratos, partes de baixa, expedientes disciplinarios, avaliacións. O problema aparece cando hai que compartilos con alguén de fóra —un auditor, un comprador, a representación dos traballadores, un asesor— e se envía o cartafol enteiro. anonimiza.do deixa cada documento cos datos que ese destinatario necesita e ningún máis, recoñece os identificadores do sistema español e rexistra cada operación.
Que documentos laborais levan datos persoais
Un departamento de RRHH move a diario, por cada persoa do cadro de persoal:
- Nóminas e recibos de salario: nome, DNI ou NIE, número da Seguridade Social, categoría e grupo de cotización, antigüidade, centro de traballo, salario e deducións, IBAN cando figura o aboamento.
- Contratos de traballo, anexos, prórrogas, finiquitos e cartas de despedimento ou de sanción, con data e lugar de nacemento, nacionalidade, domicilio e convenio aplicable.
- Partes de incapacidade temporal e reducións por maternidade ou paternidade: datos de saúde, aínda que sexa de forma indirecta.
- Expedientes disciplinarios, avaliacións do desempeño e rexistros horarios.
- Documentos anexos: certificados de antecedentes penais en certos sectores, certificados de formación, informes de recoñecemento médico, acordos de confidencialidade.
- As listaxes en folla de cálculo que xera o propio sistema de nóminas, con macros, conexións e a ruta de rede incrustadas como metadatos.
Cando hai que anonimizar antes de compartir
Pagar a nómina, cotizar ou atender a Inspección de Traballo teñen base legal propia e van con todos os datos. O que esixe anonimizar é o uso secundario, e en RRHH é máis frecuente do que parece:
Auditoría laboral ou financeira externa
O auditor necesita verificar a masa salarial, as bases de cotización e as categorías, non o nome nin o DNI de cada empregado. Se pode facer o seu traballo con datos anonimizados, é a opción que mellor cumpre a minimización; se necesita cruzar con nóminas concretas, pseudonimízase e asínase o encargo de tratamento.
Auditoría de igualdade retributiva (RD 902/2020)
Obrigatoria en empresas de máis de 50 persoas. O auditor analiza fendas por sexo, categoría e antigüidade e non necesita nomes: entrégase o dataset xa agregado por grupos homoxéneos, ampliando os grupos con menos de cinco persoas por sexo para que ninguén sexa reidentificable.
ERE, ERTE e despedimentos colectivos
A representación dos traballadores ten dereito a información suficiente para negociar, e a documentación pode acabar ante o SEPE ou nun xulgado. Non se anonimiza de todo, pero si se minimiza: pseudónimos internos ou iniciais con idade e antigüidade abondan para verificar os criterios de selección.
Due diligence, financiamento e investidores
Quen compra unha empresa ou a financia necesita antigüidade, salario, categoría e indemnizacións potenciais, non a identidade de cada traballador. Entrégase anonimizado, con desanonimización selectiva só dos postos clave se o adquirente o xustifica.
Formación interna e casos de estudo
Usar nóminas ou expedientes reais para formar o equipo de RRHH ou no onboarding é tratar datos sen base legal. Os exemplos anonimízanse antes ou xéranse sintéticos.
Litixios laborais e externalizacións
Nun procedemento xudicial, os datos dos empregados que non son parte anonimízanse antes de achegar o documento. Ao externalizar un servizo, o contratista recibe só os datos que necesita para prestalo.
Que datos hai que tratar nunha nómina ou nun contrato
A estrutura da nómina española está moi estandarizada: os datos sensibles aparecen sempre nas mesmas posicións, o que facilita detectalos e tamén esquecelos nunha revisión manual.
- Identificadores directos: nome e apelidos, DNI ou NIE, número da Seguridade Social, número de empregado, IBAN, domicilio, data e lugar de nacemento.
- Datos laborais que identifican por combinación: categoría profesional, grupo de cotización, antigüidade, posto, centro de traballo e salario. Nun departamento pequeno, tres deles xuntos sinalan unha soa persoa.
- Datos de saúde indirectos: partes de incapacidade temporal, permisos de maternidade ou paternidade, recoñecementos médicos, certificados de discapacidade para deducións.
- Categorías especiais que aparecen en documentos anexos: antecedentes penais, afiliación sindical na negociación colectiva.
- Metadatos do ficheiro: o PDF que xera o software de nóminas e o Excel exportado do sistema de RRHH incrustan o nome do traballador, o autor e a ruta de rede onde se xeraron.
Proceso recomendado antes de ceder documentación laboral
- Recibir o alcance por escrito: que documentos pide o destinatario, con que finalidade e que necesita extraer deles.
- Decidir a técnica segundo a finalidade: anonimización irreversible cando a identidade non é necesaria (auditoría retributiva, due diligence, formación); pseudonimización reversible cando hai que poder cruzar co orixinal (auditoría de compliance, negociación colectiva).
- Asinar o contrato de encargo de tratamento do art. 28 RXPD co auditor ou asesor, e informar da cesión na política de privacidade corporativa.
- Preparar o conxunto depurado: nóminas, contratos e partes tratados por tipoloxía; follas de cálculo tratadas columna a columna; metadatos eliminados; grupos con menos de cinco persoas agregados.
- Entregar por unha canle segura con caducidade e rexistrar a cesión —destinatario, data, documentos, técnica e base xurídica— no rexistro de actividades de tratamento.
- Supervisar o uso e esixir certificado de destrución ao rematar; documentar a retención se o auditor conserva copia por obriga propia.
Que achega anonimiza.do a un departamento de RRHH
- Detecta as 20 tipoloxías do catálogo —nome, NIF e NIE, número da Seguridade Social, IBAN, enderezo, datas, cantidades— e valida NIF, NIE, Seguridade Social e IBAN polo seu díxito de control, que nun documento laboral cheo de números parecidos é o que evita riscar de máis ou de menos.
- Tipoloxías propias descritas en linguaxe natural, como «número de empregado» ou «código de conta de cotización», sen programar regras nin adestrar nada.
- Follas de cálculo tratadas columna por columna e lotes en ZIP: a listaxe do persoal e as nóminas dun peche de mes saen nunha soa pasada. OCR para o que chega escaneado.
- Dous modos segundo a cesión: anonimización irreversible ou pseudonimización reversible con tokenización estable, que mantén trazable cada traballador dentro do lote sen revelar quen é; e verificación de k-anonimidade para o dataset da auditoría retributiva.
- Elimina os metadatos do ficheiro antes da descarga: autor, software co que se creou, datas e ruta.
- Log de auditoría de cada documento procesado: a proba de dilixencia que o RXPD esixe acreditar ante a AEPD.
- Datos sempre na Unión Europea (AWS Frankfurt), con opción de despregamento na rexión de AWS en España; Esquema Nacional de Seguridade categoría MEDIA e contrato de encargado do tratamento.
- Plan gratuíto de 3 documentos ao mes sen tarxeta; plan Profesional con OCR, lotes e API para integralo co sistema de RRHH.
Probar gratis: 3 documentos ao mes
Preguntas frecuentes
Hai que anonimizar a documentación que pide a Inspección de Traballo?
Non. O requirimento administrativo é base legal suficiente e o inspector ten dereito aos documentos íntegros dentro do prazo. O que si se debe facer é limitarse ao estritamente requirido e non enviar cartafoles completos.
Anonimizo ou pseudonimizo os contratos para unha auditoría?
Depende de se o auditor necesita cruzar con rexistros concretos. Nunha auditoría de igualdade retributiva ou nunha due diligence traballa con datos agregados: anonimización completa. Nunha auditoría de compliance adoita necesitar verificar contratos concretos: pseudonimización con código interno, contrato de encargo, e a táboa de correspondencia queda en RRHH.
Teño que avisar a cada traballador antes de ceder os seus datos ao auditor?
Non individualmente, sempre que a cesión estea prevista na política de privacidade corporativa que os traballadores coñecen desde a súa contratación. O deber de información cúmprese pola vía xeral, non caso por caso.
Podo enviar os contratos por correo ao auditor se van cifrados?
O cifrado é unha medida técnica recomendable, pero non substitúe nin a base legal nin o contrato de encargo de tratamento. Fan falta as tres cousas, e unha canle con caducidade é mellor ca o correo.
Canto tempo hai que conservar as nóminas e que se fai despois?
A normativa laboral fixa un mínimo de catro anos para os documentos de cotización e ata cinco para os relacionados co IRPF. Pasado o prazo, destrúense de forma segura ou anonimízanse se se queren conservar para uso estatístico.
Que fago cos ficheiros que quedan en mans do auditor cando remata?
Destrúense conforme ao pactado no encargo de tratamento, e pídese o certificado de destrución. Se o auditor debe conservar copia por unha obriga propia, o encargo documéntao coa súa finalidade e o seu prazo. Sen ese peche, a empresa deixa de controlar os seus datos.