Anonimización en despachos de avogados: guía para cumprir o RXPD sen comprometer o segredo profesional

Un despacho de avogados é unha das organizacións con maior concentración de datos persoais de categoría especial por metro cadrado: saúde, afiliación sindical, orientación sexual, antecedentes penais, datos patrimoniais. A combinación de segredo profesional e RXPD impón aos despachos obrigas reforzadas, pero tamén posibilita un argumento forte: cando os datos están correctamente anonimizados, moitas friccións xurídicas desaparecen. Esta guía explica cando e como anonimizar en despachos de avogados.

Que datos manexa un despacho medio

Un despacho típico move a diario:

• Expedientes de clientes con toda a información persoal, patrimonial e familiar.
• Escritos procesuais nos que se detallan feitos, documentos probatorios e datos de terceiros.
• Sentenzas e resolucións de todas as ordes xurisdicionais.
• Contratos, testamentos e negocios xurídicos de clientes e terceiros.
• Comunicacións coa contraparte e os seus representantes.
• Peritaxes, informes médicos, informes financeiros achegados como proba.
• Datos de empregados propios e opositores, se o despacho se dedica a laboral ou recursos humanos.

Á particularidade propia do RXPD súmase o deber de segredo profesional regulado no Código Deontolóxico do Consello Xeral da Avogacía Española e no art. 542 LOPJ, que obriga o avogado a gardar segredo de todos os feitos e noticias que coñeza por razón da súa profesión.

Cando é imprescindible anonimizar nun despacho

Varias situacións recorrentes esixen unha anonimización real:

1. Publicación de sentenzas e resolucións na web do despacho

Moitos despachos publican os seus éxitos xudiciais para marketing. Se se sobe unha sentenza cos datos do cliente, aínda que sexa para amosar unha vitoria xudicial, estase a tratar un dato persoal sen base legal.

Regra: só deben publicarse sentenzas anonimizadas, eliminando non só os nomes senón tamén os datos contextuais que permitan reidentificar (localidade pequena, data concreta, empresa concreta).

2. Compartir un caso cun colega para consulta

A consulta con compañeiros é lexítima, pero se se envía un expediente completo por email ou WhatsApp con todos os datos persoais, estase a facer unha cesión sen base legal.

Regra: consultar casos con colegas require a anonimización previa do expediente agás que exista unha relación de encargo ou codefensa documentada.

3. Formación e relatorios

Usar casos reais en formación interna, relatorios ou publicacións é unha práctica estendida e útil. Pero os casos deben quedar completamente anonimizados.

Regra: quen dea unha charla profesional con casos reais debe asegurarse de que ningún asistente (e menos un buscador de internet) poida reidentificar o cliente cruzando datos.

4. Remisión de expedientes a peritos ou testemuñas

O perito médico, financeiro ou técnico non adoita necesitar todos os datos persoais do cliente para emitir o seu informe. A remisión sen depurar é unha cesión de datos cuestionable.

Regra: ao enviar un expediente a un perito, debe conter só os datos necesarios para a súa función. Os datos familiares, financeiros tanxenciais ou persoais non pertinentes deben anonimizarse.

5. Arquivo de casos pechados

Cando un caso se pecha, o despacho ten obrigas de conservación (prescrición da responsabilidade, prazos profesionais), pero tamén de minimización. Conservar indefinidamente con datos en claro é excesivo.

Regra: tras o peche do asunto, valorar se o expediente debe arquivarse con todos os datos (por razón de responsabilidade profesional, 10 anos desde a última actuación) ou se procede a anonimización para uso estatístico ou de xurisprudencia interna.

6. Difusión á contraparte ou a terceiros

En procedementos con múltiples partes (reclamacións colectivas, mediación, arbitraxe), os documentos que conteñen datos de terceiros non directamente implicados deben anonimizarse antes do seu traslado.

Tipos de datos que deben anonimizarse en escritos e sentenzas

Un escrito procesual ou unha sentenza contén moitos niveis de datos identificables:

Identificadores directos de partes e representantes

• Nomes e apelidos
• DNI, NIE, pasaporte
• Domicilio
• Número de colexiado do avogado e do procurador

Identificadores de terceiros mencionados

• Testemuñas
• Peritos
• Familiares do cliente ou da contraparte
• Empregados, compañeiros de traballo, veciños

Identificadores contextuais

• Localidade exacta dos feitos
• Data exacta dos feitos
• Empresa empregadora
• Centro médico
• Matrícula de vehículos
• Número de póliza, conta bancaria

Datos especialmente sensibles

• Diagnósticos médicos
• Detalles de violencia, abuso, discriminación
• Orientación sexual
• Afiliación sindical ou política
• Antecedentes penais

A anonimización dunha sentenza para a súa publicación na web do despacho require atender todos estes niveis.

Criterios xurisprudenciais sobre anonimización no sector legal

A AEPD e os tribunais foron consolidando criterios específicos:

• Sentenzas publicadas no CENDOJ: o Centro de Documentación Xudicial do CGPJ aplica anonimización automática, pero houbo casos de reidentificación por contexto, sobre todo en órganos pequenos ou temas singulares. Os despachos non deben confiar unicamente na anonimización automática de orixe.
• Publicación en páxinas de despachos: debe aplicarse unha anonimización propia; usar a versión do CENDOJ non exime de responsabilidade se se reidentifica a partir de datos contextuais que engade o despacho.
• Buscas e consultas IA: se un despacho sobe expedientes a un sistema de IA (tipo ChatGPT, Claude) para a súa análise, debe anonimizalos previamente agás que o provedor cumpra o encargo de tratamento RXPD con datos na UE.
• Cesión a peritos: a AEPD sancionou cesións completas de historiais médicos a peritos cando abondaba con informes anonimizados máis preguntas concretas.

Fluxo de traballo recomendado para un despacho

1. Política interna escrita sobre que se anonimiza e cando, aprobada polo socio responsable ou o DPO do despacho.
2. Modelos anonimizados para os usos recorrentes (marketing, formación, consultas).
3. Ferramenta automatizada que procese sentenzas e escritos antes de saíren do despacho para calquera uso distinto do proceso xudicial.
4. Formación a todo o equipo —avogados, bolseiros, administración— sobre que é anonimización real e que non.
5. Rexistro de anonimizacións para demostrar dilixencia ante unha reclamación.

Interacción co segredo profesional

O segredo profesional do avogado é máis estrito ca o RXPD: obriga a gardar segredo mesmo cando o RXPD permitiría comunicar datos (p. ex., requirimentos administrativos). O marco combinado xera regras prácticas:

• O segredo profesional non impide anonimizar; ao contrario, a anonimización é a mellor forma de reutilizar información (xurisprudencia interna, formación) sen vulnerar o segredo.
• Anonimizar un documento non libera do deber de segredo sobre os feitos: o avogado non pode relatar un caso anónimo se os feitos son tan singulares que permiten reidentificar o cliente.
• As excepcións ao segredo (requirimentos xudiciais, Lei 10/2010 de branqueo) non eximen do RXPD: o dato cedido ao xulgado segue a ser persoal e o seu tratamento debe documentarse.

Preguntas frecuentes

Podo publicar na miña web, para marketing, sentenzas que gañei?

Si, pero completamente anonimizadas. Non abonda con substituír “Juan Pérez” por “J.P.”; debe eliminarse calquera dato contextual que permita identificar (localidade pequena, empresa concreta, data exacta, contía singular).

Teño que anonimizar os escritos que envío ao xulgado?

Non. A presentación ante un órgano xudicial está amparada por unha base legal procesual; o que debe anonimizarse é a difusión posterior con outros fins (web, formación, consulta).

Debo usar un encargo de tratamento cos peritos aos que envío expedientes?

Si, sempre que lles envíes datos persoais para o seu servizo profesional. O encargo de tratamento documenta quen é responsable e quen encargado, e é esixible pola AEPD nunha inspección.

Podo usar ChatGPT ou outros LLM para analizar escritos dun cliente?

Só se anonimizas previamente o escrito ou se o provedor asina un contrato de encargo RXPD con servidores na UE (OpenAI con Enterprise, Anthropic con Trust Center, Google Vertex en EU). A versión gratuíta ou consumer destes servizos non permite enviar datos persoais de clientes sen infrinxir o RXPD.

Canto tempo debo conservar os expedientes dos meus clientes?

Polo menos 10 anos desde a última actuación, pola prescrición da responsabilidade civil profesional e polo art. 30 do Código Deontolóxico. Máis alá diso, considera a anonimización para uso estatístico interno.

Conclusión

A anonimización en despachos de avogados non é unha carga adicional: é unha ferramenta que permite reutilizar o coñecemento acumulado (xurisprudencia interna, formación, marketing) sen violar o segredo profesional nin o RXPD. Os despachos que profesionalizan o seu fluxo de anonimización reducen riscos, publican con confianza e traballan mellor con colaboradores externos.

Se xestionas un despacho ou traballas nunha asesoría xurídica, proba anonimiza.do para automatizar a anonimización de sentenzas, escritos e expedientes. Recoñece os identificadores propios do sistema español e xera un log auditable do procedemento.

O esencial desta guía, resumido para o teu despacho, está na páxina anonimización de documentos para despachos de avogados.