Anonimització de documents per a despatxos d'advocats
Un despatx concentra dades de categoria especial —salut, afiliació sindical, antecedents penals, patrimoni— en sentències, escrits i expedients. Anonimitzar-los abans de publicar-los, compartir-los o arxivar-los és el que permet reutilitzar aquest coneixement sense vulnerar el RGPD ni el secret professional. anonimiza.do ho fa en segons, reconeix els identificadors propis del sistema espanyol i deixa registre de cada anonimització.
Quins documents maneja un despatx
Un despatx típic mou diàriament:
- Expedients de clients, amb tota la informació personal, patrimonial i familiar.
- Escrits processals, on es detallen fets, documents probatoris i dades de tercers.
- Sentències i resolucions de tots els ordres jurisdiccionals.
- Contractes, testaments i negocis jurídics de clients i de tercers.
- Comunicacions amb la contrapart i els seus representants.
- Peritatges i informes mèdics o financers aportats com a prova.
- Dades d'empleats propis i de la part contrària, si el despatx porta laboral o recursos humans.
Quan és imprescindible anonimitzar
Al RGPD s'hi suma el deure de secret professional del Codi Deontològic i de l'art. 542 LOPJ. Sis situacions recurrents exigeixen anonimització real:
Publicar sentències al web del despatx
Pujar una sentència amb les dades del client, encara que sigui per mostrar una victòria judicial, és tractar dades personals sense base legal. Només es publiquen sentències anonimitzades, eliminant també les dades contextuals que permeten reidentificar: localitat petita, data concreta, empresa concreta.
Consultar un cas amb un company
Enviar l'expedient complet per email o WhatsApp és una cessió sense base legal. Consultar casos amb companys requereix anonimitzar abans, llevat que existeixi relació d'encàrrec o codefensa documentada.
Formació i ponències
Utilitzar casos reals en formació interna, ponències o publicacions és útil, però els casos han de quedar completament anonimitzats: cap assistent —ni un cercador— ha de poder reidentificar el client encreuant dades.
Remetre expedients a perits o testimonis
El perit mèdic, financer o tècnic no necessita totes les dades personals del client per emetre el seu informe. L'expedient que se li envia ha de contenir només les dades necessàries per a la seva funció; la resta s'anonimitza.
Arxivar casos tancats
Després del tancament, el despatx té obligacions de conservació —10 anys des de l'última actuació per la responsabilitat professional— però també de minimització. Valorar si procedeix anonimitzar l'expedient per a ús estadístic o de jurisprudència interna.
Traslladar documents a la contrapart o a tercers
En procediments amb múltiples parts —reclamacions col·lectives, mediació, arbitratge— els documents amb dades de tercers no directament implicats s'anonimitzen abans del seu trasllat.
Quines dades cal anonimitzar en un escrit o una sentència
Un escrit processal o una sentència conté diversos nivells de dades identificables:
- Identificadors directes de parts i representants: noms i cognoms, DNI, NIE, passaport, domicili, número de col·legiat de l'advocat i del procurador.
- Tercers esmentats: testimonis, perits, familiars del client o de la contrapart, empleats, companys de feina, veïns.
- Identificadors contextuals: localitat i data exactes dels fets, empresa ocupadora, centre mèdic, matrícula, número de pòlissa o de compte bancari.
- Dades especialment sensibles: diagnòstics, detalls de violència, abús o discriminació, orientació sexual, afiliació sindical o política, antecedents penals.
Flux de treball recomanat per a un despatx
- Política interna escrita sobre què s'anonimitza i quan, aprovada pel soci responsable o el DPO del despatx.
- Plantilles anonimitzades per als usos recurrents: màrqueting, formació, consultes.
- Eina automatitzada que processi sentències i escrits abans de sortir del despatx per a qualsevol ús diferent del procés judicial.
- Formació a tot l'equip —advocats, becaris, administració— sobre què és anonimització real i què no.
- Registre d'anonimitzacions per demostrar diligència davant una reclamació.
Què aporta anonimiza.do a un despatx
- Detecta les 20 tipologies del catàleg en set famílies —identificació personal, contacte, dades econòmiques, tècniques, administratives, temporals i codis gràfics— i valida NIF, NIE, Seguretat Social i IBAN pel seu dígit de control.
- Admet tipologies pròpies descrites en llenguatge natural, com «codi d'expedient», sense programar regles ni entrenar res.
- OCR integrat per a sentències i escrits escanejats, i processament per lots.
- Dos modes segons l'ús: anonimització irreversible o pseudonimització reversible.
- Log d'auditoria de cada document processat: l'evidència de diligència davant una reclamació.
- Dades sempre a la Unió Europea (AWS Frankfurt), amb opció de desplegament a la regió d'AWS a Espanya; Esquema Nacional de Seguretat categoria MITJANA i contracte d'encarregat del tractament.
- Pla gratuït de 3 documents al mes sense targeta; pla Professional amb OCR i API.
Provar gratis: 3 documents al mes
Preguntes freqüents
Puc publicar sentències que vaig guanyar al meu web per a màrqueting?
Sí, però completament anonimitzades. No n'hi ha prou amb substituir «Joan Pérez» per «J.P.»; s'ha d'eliminar qualsevol dada contextual que permeti identificar: localitat petita, empresa concreta, data exacta, quantia singular.
He d'anonimitzar els escrits que envio al jutjat?
No. La presentació davant un òrgan judicial està emparada per base legal processal; el que s'ha d'anonimitzar és la difusió posterior a altres finalitats: web, formació, consulta.
He de signar un encàrrec de tractament amb els perits a qui envio expedients?
Sí, sempre que els enviïs dades personals per al seu servei professional. L'encàrrec de tractament documenta qui és responsable i qui encarregat, i és exigible per l'AEPD en una inspecció.
Puc utilitzar ChatGPT o altres LLM per analitzar escrits d'un client?
Només si anonimitzes prèviament l'escrit o si el proveïdor signa contracte d'encàrrec RGPD amb servidors a la UE. La versió gratuïta o de consum d'aquests serveis no permet enviar dades personals de clients sense infringir el RGPD.
Quant de temps he de conservar els expedients dels meus clients?
Almenys 10 anys des de l'última actuació, per la prescripció de la responsabilitat civil professional i per l'art. 30 del Codi Deontològic. Més enllà, considera anonimitzar-los per a ús estadístic intern.