Anonimización de documentos para xestorías e asesorías fiscais, laborais e contables
Unha xestoría non é responsable do tratamento: é encargada. Os datos das nóminas, os modelos tributarios e as escrituras que pasan polo despacho son dos traballadores e clientes das súas empresas clientes, e calquera uso fóra do encargo —unha consulta a un colega, unha due diligence, un ficheiro enviado ao soporte do software— é unha cesión que hai que xustificar ou anonimizar. anonimiza.do faino en segundos, por lotes dunha empresa cliente e un mes, recoñece os identificadores do sistema español e deixa rexistro de cada operación.
Que documentos manexa unha xestoría a diario
Por cada empresa cliente e cada mes, o despacho move:
- Nóminas e recibos de salario, un por traballador e mes; contratos, anexos, prórrogas, finiquitos e cartas de despedimento ou de sanción.
- Documentos de cotización e afiliación: recibo de liquidación e relación nominal de traballadores, altas, baixas e variacións polo Sistema RED, partes de incapacidade temporal.
- Modelos tributarios e os seus xustificantes: retencións (111 e 190), pagamentos fraccionados (130 e 131), IVE (303 e 390), operacións con terceiros (347), renda (100) e sociedades (200). O xustificante da AEAT leva CSV e código de barras.
- Facturas emitidas e recibidas dos clientes, tíquets e os libros rexistro que se constrúen con elas.
- Extractos bancarios, remesas SEPA e punteo de cobros e pagamentos para a contabilidade e a conciliación.
- Libros contables, balances, maior de contas e contas anuais antes do seu depósito.
- Escrituras e documentación rexistral: constitución e modificación de sociedades, compravendas, préstamos hipotecarios, poderes, notas simples.
- Documentación identificativa achegada polo cliente: DNI ou NIE, certificados de titularidade bancaria, empadroamento, libro de familia, certificados de discapacidade para deducións.
- Expedientes segundo a especialidade: herdanzas (modelos 650 e 651), estranxeiría, tráfico e xustificación de subvencións con nóminas e contratos anexos.
Cando hai que anonimizar antes de compartir
As presentacións ante a AEAT, a Seguridade Social, o Rexistro Mercantil, o SEPE ou un xulgado teñen base legal propia e van con todos os datos. O que esixe anonimizar é o uso secundario:
Consulta ou ditame cun profesional externo
O asesor pásalle o expediente a un avogado fiscalista para valorar un recurso, ou o laboralista externo revisa unha carta de despedimento. Compártese con alguén que non está no encargo de tratamento asinado co cliente: ou hai un subencargo autorizado, ou o documento vai anonimizado.
Due diligence e auditoría
Na compravenda dunha empresa, o comprador revisa nun data room nóminas, contratos e continxencias laborais e fiscais dun cadro de persoal que aínda non é seu. Necesita antigüidade, salario e categoría, non identidades. O mesmo cando entra un auditor de contas ou un asesor externo do cliente.
Soporte técnico, migracións e contornos de proba
Enviar un ficheiro real de nóminas ou de contabilidade ao provedor do software para reproducir unha incidencia, ou cargar datos reais nun contorno de probas ao cambiar de programa, é a fuga máis silenciosa do sector e a que menos se documenta. Anonimízase antes.
Uso de ferramentas de IA
Pegar unha cláusula, unha carta de despedimento, unha consulta fiscal ou un balance nun asistente de linguaxe para redactar, resumir ou comparar é tratar datos de terceiros fóra do encargo. O texto anonimízase antes de pegalo.
Modelos, formación interna e comunicación
Converter unha escritura, unha nómina ou un recurso gañado en modelo reutilizable para o equipo, nun caso de éxito ou nun boletín para clientes esixe que non quede ningún dato da persoa nin da empresa orixinal.
A copia básica do contrato: unha anonimización que esixe a lei
O art. 8.4 do Estatuto dos Traballadores manda entregar á representación dos traballadores unha copia básica do contrato con todos os datos «agás o número do documento nacional de identidade ou do número de identidade de estranxeiro, o domicilio, o estado civil, e calquera outro que puidese afectar a intimidade persoal». É, literalmente, unha anonimización parcial por tipoloxías, e é mensual.
Que datos aparecen e que non hai que riscar
Case todo o que leva un documento de xestoría está no catálogo de tipoloxías; o risco aquí non é deixar algo sen tratar, senón tratar de máis:
- En nóminas, cotización e contratos: nome, NIF ou NIE, número da Seguridade Social do traballador e da empresa, enderezo, data de nacemento, denominación e NIF da empresa, cantidades, datas, IBAN, e o CSV e o código de barras do contrato comunicado.
- En modelos tributarios e xustificantes: NIF de persoa física e xurídica, denominacións, enderezo fiscal, cantidades, datas, CSV e código de barras. En facturas, ademais teléfono, email, web, ás veces matrícula, e desde 2027 o código QR de Verifactu.
- En escrituras e notas simples: nomes, NIF, NIE ou pasaporte de socios e compradores, enderezo, estado civil, cantidades, CSV da copia electrónica e código de barras do protocolo notarial.
- Datos de saúde que se coan polos partes de incapacidade temporal e os certificados de discapacidade: non están nas 20 tipoloxías do catálogo, pero cóbrense cunha tipoloxía propia descrita en linguaxe natural.
- O que non hai que riscar: as referencias normativas. Un modelo ou unha escritura están cheos de «artigo 7.p) da Lei 35/2006»; un anonimizador inxenuo elimínaas e deixa o documento inservible. O catálogo trátaas como tipoloxía separada dos datos persoais.
- Os metadatos do ficheiro: autor e ruta de rede delatan a xestoría e o empregado que o xerou en cada documento que sae do despacho.
Como encaixalo no calendario dunha xestoría
- Política escrita do despacho: que se anonimiza, cando e quen decide, coherente cos encargos de tratamento asinados con cada cliente.
- Un modelo de tratamento por tipo de envío —due diligence, consulta externa, soporte do software, formación— para que o administrativo só suba, revise e descargue, sen decidir tipoloxías cada vez.
- Traballar por lotes nos picos: as nóminas e os seguros sociais de fin de mes, os modelos trimestrais de xaneiro, abril, xullo e outubro, a renda na primavera e as contas anuais en xullo súbense nun ZIP por empresa cliente e mes.
- Documentar o subencargo cando o destinatario o necesita identificable: contrato de encargo do art. 28 co terceiro e autorización do cliente responsable.
- Entregar por unha canle segura con caducidade e rexistrar a cesión —cliente, destinatario, data, documentos, técnica— no rexistro de actividades de tratamento.
- Fixar a retención do documento tratado e esixir a destrución ao terceiro cando remata o seu traballo.
Que achega anonimiza.do a unha xestoría
- Detecta as 20 tipoloxías do catálogo —NIF de persoa física e xurídica, NIE, pasaporte, número da Seguridade Social, nomes e denominacións, enderezo, teléfono, email, IBAN, cantidades, datas, CSV, códigos QR e de barras— e valida NIF, NIE, Seguridade Social e IBAN polo seu díxito de control, que nun documento laboral ou fiscal cheo de números parecidos é o que evita erros.
- Trata a referencia normativa como tipoloxía propia do catálogo, separada dos datos persoais, para que un modelo ou unha escritura conserven as citas legais que os fan útiles.
- Tipoloxías propias descritas en linguaxe natural —código de conta de cotización, referencia catastral, número de protocolo, número de expediente, diagnóstico dun parte de baixa— sen programar regras nin adestrar nada.
- Follas de cálculo tratadas columna por columna, lotes en ZIP e OCR para o que chega do cliente escaneado ou fotografado co móbil: a metade do traballo do sector.
- Dous modos: anonimización irreversible, ou pseudonimización reversible con tokenización estable que mantén trazable cada traballador dentro do lote sen revelar quen é.
- Elimina os metadatos do ficheiro antes da descarga —autor, software, datas e ruta— e deixa un log de auditoría de cada documento procesado: a proba de dilixencia que se lle ensina ao cliente ou á AEPD.
- Datos sempre na Unión Europea (AWS Frankfurt), con opción de despregamento na rexión de AWS en España; Esquema Nacional de Seguridade categoría MEDIA e contrato de encargado do tratamento para documentar o subencargo ante os teus clientes.
- Plan gratuíto de 3 documentos ao mes sen tarxeta; plan Profesional con OCR, lotes e API para conectalo co programa de xestión.
Probar gratis: 3 documentos ao mes
Preguntas frecuentes
Se os documentos non son nosos senón dos nosos clientes, podemos metelos nunha ferramenta externa?
Si, con dúas condicións. Como encargada do tratamento, a xestoría non pode subcontratar outro encargado sen autorización do responsable (art. 28.2 e 28.4 RXPD): a autorización debe estar no encargo asinado co cliente, e o provedor debe asinar á súa vez contrato de encargo e tratar os datos na UE. anonimiza.do ofrece ambas as cousas. E se o documento sae anonimizado de verdade, deixa de ser dato persoal e o problema desaparece.
Risca datos que non debe, como os importes dun balance ou as referencias normativas?
Escolles que tipoloxías se tratan en cada modelo: podes deixar as cantidades intactas nun balance e si tratalas nunha nómina. As referencias normativas son unha tipoloxía separada do catálogo e non se confunden con datos persoais. E revisas o resultado antes de descargalo.
Funciona co que nos manda o cliente, ou só con PDF limpos?
Os PDF que xera o programa de nóminas ou de contabilidade trátanse directamente. As facturas de provedor, os DNI e os xustificantes que chegan escaneados ou fotografados co móbil pasan por OCR. A folla de cálculo trátase columna a columna.
Canto tarda un lote de nóminas de peche de mes e que pasa cos documentos despois?
Cada documento procésase en segundos e o lote súbese nun ZIP. Os documentos almacénanse cifrados con autoeliminación configurable —24, 48 ou 72 horas, 7 días ou un prazo propio— e, unha vez vencido, destrúense de forma irreversible: non queda outra copia dos datos dos teus clientes vivindo nun servidor alleo.
Hai que anonimizar o que presentamos á AEAT, á Seguridade Social ou ao Rexistro?
Non. Esas presentacións teñen base legal propia e van con todos os datos, igual que o que se achega a un xulgado ou ao SEPE. O que se anonimiza é o uso secundario: consultas externas, due diligence, soporte técnico, formación e ferramentas de IA.