Anonimització de documents per a gestories i assessories fiscals, laborals i comptables
Una gestoria no és responsable del tractament: és encarregada. Les dades de les nòmines, els models tributaris i les escriptures que passen pel despatx són dels treballadors i clients de les seves empreses client, i qualsevol ús fora de l’encàrrec —una consulta a un col·lega, una due diligence, un fitxer enviat al suport del programari— és una cessió que cal justificar o anonimitzar. anonimiza.do ho fa en segons, per lots d’una empresa client i un mes, reconeix els identificadors del sistema espanyol i deixa registre de cada operació.
Quins documents maneja una gestoria cada dia
Per cada empresa client i cada mes, el despatx mou:
- Nòmines i rebuts de salari, un per treballador i mes; contractes, annexos, pròrrogues, quitances i cartes d’acomiadament o de sanció.
- Documents de cotització i afiliació: rebut de liquidació i relació nominal de treballadors, altes, baixes i variacions pel Sistema RED, comunicats d’incapacitat temporal.
- Models tributaris i els seus justificants: retencions (111 i 190), pagaments fraccionats (130 i 131), IVA (303 i 390), operacions amb tercers (347), renda (100) i societats (200). El justificant de l’AEAT porta CSV i codi de barres.
- Factures emeses i rebudes dels clients, tiquets i els llibres registre que se’n construeixen.
- Extractes bancaris, remeses SEPA i punteig de cobraments i pagaments per a la comptabilitat i la conciliació.
- Llibres comptables, balanços, major de comptes i comptes anuals abans del dipòsit.
- Escriptures i documentació registral: constitució i modificació de societats, compravendes, préstecs hipotecaris, poders, notes simples.
- Documentació identificativa aportada pel client: DNI o NIE, certificats de titularitat bancària, empadronament, llibre de família, certificats de discapacitat per a deduccions.
- Expedients segons l’especialitat: herències (models 650 i 651), estrangeria, trànsit i justificació de subvencions amb nòmines i contractes annexos.
Quan cal anonimitzar abans de compartir
Les presentacions davant l’AEAT, la Seguretat Social, el Registre Mercantil, el SEPE o un jutjat tenen base legal pròpia i van amb totes les dades. El que exigeix anonimitzar és l’ús secundari:
Consulta o dictamen amb un professional extern
L’assessor passa l’expedient a un advocat fiscalista per valorar un recurs, o el laboralista extern revisa una carta d’acomiadament. Es comparteix amb algú que no és a l’encàrrec de tractament firmat amb el client: o hi ha un subencàrrec autoritzat, o el document va anonimitzat.
Due diligence i auditoria
En la compravenda d’una empresa, el comprador revisa en una data room nòmines, contractes i contingències laborals i fiscals d’una plantilla que encara no és seva. Necessita antiguitat, salari i categoria, no identitats. El mateix quan entra un auditor de comptes o un assessor extern del client.
Suport tècnic, migracions i entorns de prova
Enviar un fitxer real de nòmines o de comptabilitat al proveïdor del programari per reproduir una incidència, o carregar dades reals en un entorn de proves en canviar de programa, és la fuita més silenciosa del sector i la que menys es documenta. S’anonimitza abans.
Ús d’eines d’IA
Enganxar una clàusula, una carta d’acomiadament, una consulta fiscal o un balanç en un assistent de llenguatge per redactar, resumir o comparar és tractar dades de tercers fora de l’encàrrec. El text s’anonimitza abans d’enganxar-lo.
Plantilles, formació interna i comunicació
Convertir una escriptura, una nòmina o un recurs guanyat en model reutilitzable per a l’equip, en un cas d’èxit o en un butlletí per a clients exigeix que no quedi cap dada de la persona ni de l’empresa original.
La còpia bàsica del contracte: una anonimització que exigeix la llei
L’art. 8.4 de l’Estatut dels Treballadors mana lliurar a la representació dels treballadors una còpia bàsica del contracte amb totes les dades «a excepció del número del document nacional d’identitat o del número d’identitat d’estranger, el domicili, l’estat civil, i qualsevol altra que pugui afectar la intimitat personal». És, literalment, una anonimització parcial per tipologies, i és mensual.
Quines dades apareixen i què no cal ratllar
Gairebé tot el que porta un document de gestoria és al catàleg de tipologies; el risc aquí no és deixar res sense tractar, sinó tractar de més:
- En nòmines, cotització i contractes: nom, NIF o NIE, número de la Seguretat Social del treballador i de l’empresa, adreça, data de naixement, denominació i NIF de l’empresa, quantitats, dates, IBAN, i el CSV i el codi de barres del contracte comunicat.
- En models tributaris i justificants: NIF de persona física i jurídica, denominacions, adreça fiscal, quantitats, dates, CSV i codi de barres. En factures, a més telèfon, correu, web, a vegades matrícula, i des del 2027 el codi QR de Verifactu.
- En escriptures i notes simples: noms, NIF, NIE o passaport de socis i compradors, adreça, estat civil, quantitats, CSV de la còpia electrònica i codi de barres del protocol notarial.
- Dades de salut que es colen pels comunicats d’incapacitat temporal i els certificats de discapacitat: no són a les 20 tipologies del catàleg, però es cobreixen amb una tipologia pròpia descrita en llenguatge natural.
- El que no cal ratllar: les referències normatives. Un model o una escriptura són plens d’«article 7.p) de la Llei 35/2006»; un anonimitzador ingenu les elimina i deixa el document inservible. El catàleg les tracta com a tipologia separada de les dades personals.
- Les metadades del fitxer: autor i ruta de xarxa delaten la gestoria i l’empleat que el va generar en cada document que surt del despatx.
Com encaixar-ho al calendari d’una gestoria
- Política escrita del despatx: què s’anonimitza, quan i qui ho decideix, coherent amb els encàrrecs de tractament firmats amb cada client.
- Una plantilla de tractament per tipus d’enviament —due diligence, consulta externa, suport del programari, formació— perquè l’administratiu només pugi, revisi i descarregui, sense decidir tipologies cada vegada.
- Treballar per lots als pics: les nòmines i les assegurances socials de final de mes, els models trimestrals de gener, abril, juliol i octubre, la renda a la primavera i els comptes anuals al juliol es pugen en un ZIP per empresa client i mes.
- Documentar el subencàrrec quan el destinatari ho necessita identificable: contracte d’encàrrec de l’art. 28 amb el tercer i autorització del client responsable.
- Lliurar per un canal segur amb caducitat i registrar la cessió —client, destinatari, data, documents, tècnica— al registre d’activitats de tractament.
- Fixar la retenció del document tractat i exigir la destrucció al tercer quan acaba la seva feina.
Què aporta anonimiza.do a una gestoria
- Detecta les 20 tipologies del catàleg —NIF de persona física i jurídica, NIE, passaport, número de la Seguretat Social, noms i denominacions, adreça, telèfon, correu, IBAN, quantitats, dates, CSV, codis QR i de barres— i valida NIF, NIE, Seguretat Social i IBAN pel dígit de control, que en un document laboral o fiscal ple de números semblants és el que evita errors.
- Tracta la referència normativa com a tipologia pròpia del catàleg, separada de les dades personals, perquè un model o una escriptura conservin les cites legals que els fan útils.
- Tipologies pròpies descrites en llenguatge natural —codi de compte de cotització, referència cadastral, número de protocol, número d’expedient, diagnòstic d’un comunicat de baixa— sense programar regles ni entrenar res.
- Fulls de càlcul tractats columna per columna, lots en ZIP i OCR per al que arriba del client escanejat o fotografiat amb el mòbil: la meitat de la feina del sector.
- Dos modes: anonimització irreversible, o pseudonimització reversible amb tokenització estable que manté traçable cada treballador dins del lot sense revelar qui és.
- Elimina les metadades del fitxer abans de la descàrrega —autor, programari, dates i ruta— i deixa un registre d’auditoria de cada document processat: la prova de diligència que s’ensenya al client o a l’AEPD.
- Dades sempre a la Unió Europea (AWS Frankfurt), amb opció de desplegament a la regió d’AWS a Espanya; Esquema Nacional de Seguretat categoria MITJANA i contracte d’encarregat del tractament per documentar el subencàrrec davant dels teus clients.
- Pla gratuït de 3 documents al mes sense targeta; pla Professional amb OCR, lots i API per connectar-lo amb el programa de gestió.
Provar gratis: 3 documents al mes
Preguntes freqüents
Si els documents no són nostres sinó dels nostres clients, podem posar-los en una eina externa?
Sí, amb dues condicions. Com a encarregada del tractament, la gestoria no pot subcontractar un altre encarregat sense autorització del responsable (art. 28.2 i 28.4 RGPD): l’autorització ha de ser a l’encàrrec firmat amb el client, i el proveïdor ha de firmar alhora contracte d’encàrrec i tractar les dades a la UE. anonimiza.do ofereix totes dues coses. I si el document surt anonimitzat de veritat, deixa de ser dada personal i el problema desapareix.
Ratlla dades que no hauria, com els imports d’un balanç o les referències normatives?
Tries quines tipologies es tracten a cada plantilla: pots deixar les quantitats intactes en un balanç i sí tractar-les en una nòmina. Les referències normatives són una tipologia separada del catàleg i no es confonen amb dades personals. I revises el resultat abans de descarregar-lo.
Funciona amb el que ens envia el client, o només amb PDF nets?
Els PDF que genera el programa de nòmines o de comptabilitat es tracten directament. Les factures de proveïdor, els DNI i els justificants que arriben escanejats o fotografiats amb el mòbil passen per OCR. El full de càlcul es tracta columna a columna.
Quant triga un lot de nòmines de tancament de mes i què passa amb els documents després?
Cada document es processa en segons i el lot es puja en un ZIP. Els documents s’emmagatzemen xifrats amb autoeliminació configurable —24, 48 o 72 hores, 7 dies o un termini propi— i un cop vençut es destrueixen de manera irreversible: no queda cap altra còpia de les dades dels teus clients vivint en un servidor aliè.
Cal anonimitzar el que presentem a l’AEAT, a la Seguretat Social o al Registre?
No. Aquestes presentacions tenen base legal pròpia i van amb totes les dades, igual que el que s’aporta a un jutjat o al SEPE. El que s’anonimitza és l’ús secundari: consultes externes, due diligence, suport tècnic, formació i eines d’IA.