Anonimització de documents per a administracions públiques
Publicar amb transparència i protegir les dades dels ciutadans no són obligacions contradictòries: es compleixen alhora anonimitzant de forma sistemàtica abans de publicar. anonimiza.do automatitza la detecció i supressió de dades personals en resolucions, contractes, actes i plecs, amb log d'auditoria, certificació ENS i dades a la Unió Europea.
Què publica un organisme i on
La Llei 19/2013 de Transparència obliga ajuntaments, diputacions, comunitats autònomes, organismes autònoms i universitats públiques a publicar:
- Resolucions i actes administratius dels procediments.
- Contractes i licitacions al perfil del contractant: plecs, memòries tècniques, actes de la mesa i d’adjudicació.
- Subvencions concedides, amb beneficiari, import i objecte.
- Actes de plens i d’altres òrgans col·legiats.
- Resolucions sancionadores, només en els casos previstos expressament per la llei.
- Respostes a sol·licituds d’accés a la informació pública.
Quines dades s’han de suprimir abans de publicar
L’AEPD ha fixat criteris clars sobre quines dades personals no han d’arribar al portal:
En resolucions i actes administratius
El DNI complet —se substitueix per les quatre últimes xifres o se suprimeix—, l’adreça postal, el telèfon i el correu electrònic, el número de compte bancari, habitual en resolucions de subvencions, i les dades de salut o situació familiar que no siguin rellevants per a l’acte.
En contractes i licitacions
El DNI/NIE dels representants legals de les empreses licitadores, les dades personals dels tècnics signants que no són càrrecs públics, el telèfon, l’email i l’adreça personals, el CV detallat del personal tècnic proposat, les dades de familiars en informes de solvència i les signatures manuscrites. Es publiquen amb identificació l’òrgan de contractació, la identitat de l’adjudicatari, l’import, els terminis i l’objecte.
En actes d’òrgans col·legiats
Les actes de plens municipals es poden publicar amb els noms dels càrrecs electes, però han de protegir les dades dels ciutadans que intervenen com a particulars, per exemple en el torn de precs i preguntes.
En subvencions
Quan el beneficiari és una persona física, publicar nom, import i objecte de la subvenció és proporcional; publicar nom, DNI i adreça ja no ho és.
En resolucions sancionadores
La publicació només és obligatòria en els casos previstos expressament per la llei i amb les limitacions establertes per a cada tipus de procediment.
Anonimitzar, no pseudonimitzar
És el punt tècnic que més confusió genera en els equips de gestió documental:
- Pseudonimitzar substitueix la dada per un codi —DNI 12345678A → CIUTADÀ-0042— i conserva un fitxer de correspondència: el document continua contenint dades personals a efectes del RGPD.
- Anonimitzar elimina o transforma la dada de forma irreversible: el document resultant ja no conté dades personals i queda fora del RGPD.
- Per al portal de transparència l’AEPD recomana anonimització real, llevat que la llei exigeixi identificar l’interessat, com en determinades publicacions del BOE o en taulers de notificació.
- La prova pràctica: si algú que llegeix el document publicat, encreuant-lo amb altres fonts públiques, pot identificar la persona, no està anonimitzat.
- Tres principis del RGPD sostenen el flux: minimització (art. 5.1.c), privacitat des del disseny (art. 25) i responsabilitat proactiva (art. 5.2), que obliga a poder demostrar què es va publicar, quines dades contenia i quines mesures es van aplicar.
Com implantar un flux d’anonimització a l’organisme
El procés habitual és manual —un funcionari revisa el document i esborra les dades que recorda que són sensibles— i té tres problemes: és lent, és inconsistent i no deixa traçabilitat. Un flux sistemàtic inclou:
- Classificació dels tipus de document que es publiquen i de les dades personals que sol contenir cada categoria.
- Detecció automatitzada amb eines capaces d’identificar dades personals en text no estructurat, inclosos els formats espanyols: DNI, NIE, número de la Seguretat Social, matrícula, IBAN.
- Revisió humana dels casos ambigus, com un nom que també és el d’una empresa o una adreça que forma part d’una referència cadastral.
- Log d’auditoria per document publicat: quin procés d’anonimització es va aplicar, en quina data i per quina persona o sistema.
- Revisió dels criteris almenys una vegada l’any, perquè l’AEPD actualitza periòdicament la seva interpretació.
Què aporta anonimiza.do a una administració
- Detecció automàtica de les 20 tipologies del catàleg en set famílies, amb els formats del context espanyol —DNI, NIE, número de la Seguretat Social, IBAN, matrícula— validats pel seu dígit de control.
- Tipologies pròpies descrites en llenguatge natural, com «codi d’expedient sancionador», sense programar regles ni entrenar res.
- OCR per a expedients escanejats, processament per lots i API REST per integrar-lo al flux de publicació.
- Anonimització irreversible o pseudonimització reversible, i verificació de k-anonimitat.
- Log d’auditoria de cada document processat: l’evidència que protegeix l’organisme davant una reclamació.
- Esquema Nacional de Seguretat categoria MITJANA (Reial decret 311/2022), dades a la Unió Europea (AWS Frankfurt) amb opció de desplegament a la regió d’AWS a Espanya, i contracte d’encarregat del tractament.
- Pla Empresa amb volum il·limitat i SSO/SAML per a organismes; pla gratuït de 3 documents al mes per provar.
Provar gratis: 3 documents al mes
Preguntes freqüents
Pot una administració publicar el nom dels perceptors de subvencions?
Sí, en general: la Llei de Transparència obliga a publicar les subvencions concedides amb import i beneficiari. Però quan el beneficiari és una persona física, el RGPD limita què més es pot publicar al costat del seu nom: nom, import i objecte és proporcional; nom, DNI i adreça no ho és.
Estan obligats els ajuntaments petits a complir el RGPD?
Sí, sense excepcions. El RGPD s’aplica a qualsevol organisme que tracti dades personals, independentment de la seva mida. El que varia amb la mida és l’obligació de designar un Delegat de Protecció de Dades, no el compliment dels principis bàsics.
Què passa si un ciutadà sol·licita informació que conté dades de tercers?
El dret d’accés a la informació pública no preval automàticament sobre el RGPD. L’organisme ha de ponderar tots dos drets i, en general, facilitar la informació en format anonimitzat quan pugui fer-ho sense desvirtuar l’objecte de la sol·licitud.
Pot l’AEPD sancionar una administració pública?
Sí. Encara que les administracions no reben multes econòmiques en els mateixos termes que les empreses, l’AEPD pot emetre advertiments amb efecte públic i exigir mesures correctores amb terminis obligatoris. A més, els responsables individuals poden incórrer en responsabilitat disciplinària.