Anonimización de documentos para administraciones públicas
Publicar con transparencia y proteger los datos de los ciudadanos no son obligaciones contradictorias: se cumplen a la vez anonimizando de forma sistemática antes de publicar. anonimiza.do automatiza la detección y supresión de datos personales en resoluciones, contratos, actas y pliegos, con log de auditoría, certificación ENS y datos en la Unión Europea.
Qué publica un organismo y dónde
La Ley 19/2013 de Transparencia obliga a ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, organismos autónomos y universidades públicas a publicar:
- Resoluciones y actos administrativos de los procedimientos.
- Contratos y licitaciones en el perfil del contratante: pliegos, memorias técnicas, actas de la mesa y de adjudicación.
- Subvenciones concedidas, con beneficiario, importe y objeto.
- Actas de plenos y de otros órganos colegiados.
- Resoluciones sancionadoras, solo en los casos previstos expresamente por la ley.
- Respuestas a solicitudes de acceso a la información pública.
Qué datos deben suprimirse antes de publicar
La AEPD ha fijado criterios claros sobre qué datos personales no deben llegar al portal:
En resoluciones y actos administrativos
El DNI completo —se sustituye por las cuatro últimas cifras o se suprime—, la dirección postal, el teléfono y el correo electrónico, el número de cuenta bancaria, habitual en resoluciones de subvenciones, y los datos de salud o situación familiar que no sean relevantes para el acto.
En contratos y licitaciones
El DNI/NIE de los representantes legales de las empresas licitadoras, los datos personales de los técnicos firmantes que no son cargos públicos, el teléfono, el email y la dirección personales, el CV detallado del personal técnico propuesto, los datos de familiares en informes de solvencia y las firmas manuscritas. Se publican con identificación el órgano de contratación, la identidad del adjudicatario, el importe, los plazos y el objeto.
En actas de órganos colegiados
Las actas de plenos municipales pueden publicarse con los nombres de los cargos electos, pero deben proteger los datos de los ciudadanos que intervienen como particulares, por ejemplo en el turno de ruegos y preguntas.
En subvenciones
Cuando el beneficiario es una persona física, publicar nombre, importe y objeto de la subvención es proporcional; publicar nombre, DNI y dirección ya no lo es.
En resoluciones sancionadoras
La publicación solo es obligatoria en los casos previstos expresamente por la ley y con las limitaciones establecidas para cada tipo de procedimiento.
Anonimizar, no seudonimizar
Es el punto técnico que más confusión genera en los equipos de gestión documental:
- Seudonimizar sustituye el dato por un código —DNI 12345678A → CIUDADANO-0042— y conserva un fichero de correspondencia: el documento sigue conteniendo datos personales a efectos del RGPD.
- Anonimizar elimina o transforma el dato de forma irreversible: el documento resultante ya no contiene datos personales y queda fuera del RGPD.
- Para el portal de transparencia la AEPD recomienda anonimización real, salvo cuando la ley exija identificar al interesado, como en determinadas publicaciones del BOE o en tablones de notificación.
- La prueba práctica: si alguien que lee el documento publicado, cruzándolo con otras fuentes públicas, puede identificar a la persona, no está anonimizado.
- Tres principios del RGPD sostienen el flujo: minimización (art. 5.1.c), privacidad desde el diseño (art. 25) y responsabilidad proactiva (art. 5.2), que obliga a poder demostrar qué se publicó, qué datos contenía y qué medidas se aplicaron.
Cómo implantar un flujo de anonimización en el organismo
El proceso habitual es manual —un funcionario revisa el documento y borra los datos que recuerda que son sensibles— y tiene tres problemas: es lento, es inconsistente y no deja trazabilidad. Un flujo sistemático incluye:
- Clasificación de los tipos de documento que se publican y de los datos personales que suele contener cada categoría.
- Detección automatizada con herramientas capaces de identificar datos personales en texto no estructurado, incluidos los formatos españoles: DNI, NIE, número de la Seguridad Social, matrícula, IBAN.
- Revisión humana de los casos ambiguos, como un nombre que también es el de una empresa o una dirección que forma parte de una referencia catastral.
- Log de auditoría por documento publicado: qué proceso de anonimización se aplicó, en qué fecha y por qué persona o sistema.
- Revisión de los criterios al menos una vez al año, porque la AEPD actualiza periódicamente su interpretación.
Qué aporta anonimiza.do a una administración
- Detección automática de las 20 tipologías del catálogo en siete familias, con los formatos del contexto español —DNI, NIE, número de la Seguridad Social, IBAN, matrícula— validados por su dígito de control.
- Tipologías propias descritas en lenguaje natural, como «código de expediente sancionador», sin programar reglas ni entrenar nada.
- OCR para expedientes escaneados, procesamiento por lotes y API REST para integrarlo en el flujo de publicación.
- Anonimización irreversible o seudonimización reversible, y verificación de k-anonimidad.
- Log de auditoría de cada documento procesado: la evidencia que protege al organismo ante una reclamación.
- Esquema Nacional de Seguridad categoría MEDIA (Real Decreto 311/2022), datos en la Unión Europea (AWS Frankfurt) con opción de despliegue en la región de AWS en España, y contrato de encargado del tratamiento.
- Plan Empresa con volumen ilimitado y SSO/SAML para organismos; plan gratuito de 3 documentos al mes para probar.
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Preguntas frecuentes
¿Puede una administración publicar el nombre de los perceptores de subvenciones?
Sí, en general: la Ley de Transparencia obliga a publicar las subvenciones concedidas con importe y beneficiario. Pero cuando el beneficiario es una persona física, el RGPD limita qué más puede publicarse junto a su nombre: nombre, importe y objeto es proporcional; nombre, DNI y dirección no lo es.
¿Están obligados los ayuntamientos pequeños a cumplir el RGPD?
Sí, sin excepciones. El RGPD se aplica a cualquier organismo que trate datos personales, independientemente de su tamaño. Lo que varía con el tamaño es la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos, no el cumplimiento de los principios básicos.
¿Qué pasa si un ciudadano solicita información que contiene datos de terceros?
El derecho de acceso a la información pública no prevalece automáticamente sobre el RGPD. El organismo debe ponderar ambos derechos y, en general, facilitar la información en formato anonimizado cuando pueda hacerlo sin desvirtuar el objeto de la solicitud.
¿Puede la AEPD sancionar a una administración pública?
Sí. Aunque las administraciones no reciben multas económicas en los mismos términos que las empresas, la AEPD puede emitir apercibimientos con efecto público y exigir medidas correctoras con plazos obligatorios. Además, los responsables individuales pueden incurrir en responsabilidad disciplinaria.